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Conoce las responsabilidades de un jefe de almacén inscritas en el MOF

Hoy en día, empresas de envíos de paquetería como FedEx, DHL, Zoom y Liberty Express, por causa de la pandemia del Covid-19 y el aumento considerable de pedidos por internet, han buscado nuevas formas de gestión de almacenes generales, talleres o bodegas para proveer un buen servicio a sus clientes.

responsabilidades de un jefe de almacén

Por esto, el cargo de jefe de almacén ha cobrado mayor popularidad por su especialización en gestión de almacenes que ofrece a estas empresas de paquetería internacionales, además de los conocimientos básicos en cuanto a inventario, compras a proveedores, organización, distribución del espacio, logística y presupuestos.

En este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber sobre las responsabilidades de un jefe de almacén que se encuentran detalladas en el MOF y cómo formarte en esta área.

¡Empecemos!

¿Qué y cuales son las principales responsabilidades de un jefe de almacén?

El gerente general, kardista o jefe de almacén, es el profesional encargado de supervisar todo lo que ocurre en un almacén. Las responsabilidades de un jefe de almacén van desde planificar, dirigir y coordinar las actividades de abastecimiento hasta la reposición, almacenamiento y distribución de los materiales y productos terminados de la compañía. Es decir, ayuda a mejorar la calidad del proceso de almacenaje y distribución.

También le compete optimizar tanto el espacio del almacén como las tareas que allí se llevan a cabo y por ende debe estar en constante comunicación con el jefe de producción para que la optimización del espacio y distribución del producto sea acorde a lo que se produce en la empresa.

Conozcamos lo que es el MOF

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Es importante aclarar que todas las empresas de almacenamiento y distribución de productos deben elaborar su Manual de Organización y Funciones (MOF) que es un documento formal en el que se establece parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal con la intención de evitar confusión entre las funciones de cada cargo y así dividir el trabajo y fomentar el orden.

Asimismo, el MOF contiene el organigrama y la descripción de las responsabilidades de todos los puestos en la empresa, al igual que el perfil, competencias y los indicadores de evaluación, en la mayoría de los casos.

Las funciones y tareas de un jefe de almacén

Por lo tanto, las responsabilidades de un jefe de almacén son varias y dependen de lo que la empresa haya plasmado en su MOF para el buen funcionamiento de la misma. Sin embargo, a modo general te presentamos algunas de esas funciones:

  • Seguimiento, coordinación y planificación de las actividades en el almacén o taller.
  • Registrar las entradas, traslados y salidas de materiales, insumos, equipos y productos del almacén.
  • Verificar la codificación y registro de mercancías que ingresen al almacén.
  • Es el coordinador de la clasificación y organización de la mercancía.
  • Supervisar los niveles de existencia de inventario.
  • Encargado de la supervisión y actualización de los sistemas de registros.
  • Revisar, firmar y consignar inventarios en el almacén.
  • Realizar reportes diarios de entrada y salida de material del almacén.
  • Realizar y/o coordinar inventarios en el almacén.
  • Llevar la gerencia del control de las requisiciones de equipos, maquinarias, materiales e insumos.
  • Archivar y resguardar requisiciones de mercancías, compras, guías de despacho y órdenes de entrega.
  • Velar para que las recepciones y despachos de los materiales solicitados cumplan con las normas y procedimiento establecidos.
  • Identificar los materiales, productos e insumos que se muevan en el almacén. Aunque esta es una de las responsabilidades de un jefe de almacén, este trabajo lo puede realizar el auxiliar de almacén.
  • Facilitar la disponibilidad de materia prima para el proceso en planta.
  • Levantar el procedimiento para mejorar las acciones diarias del almacén.

Jefe de almacén y jefe de producción: los mejores aliados de una empresa

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El jefe de producción se encarga de realizar los productos con la materia prima, mientras que el jefe del almacén es quien las distribuye a las tiendas para poder ser vendidas. Pero, ¿Qué pasaría si estos dos jefes no cumpliesen su rol debidamente? Pues, simplemente, no se lograría elaborar ningún producto y por ello no se podría distribuir para vender. ¿Ya ves por qué las responsabilidades de un jefe de almacén y las de un jefe de producción son imprescindibles?

En efecto, estos dos departamentos se relacionan entre sí y los mismos cuentan con otros departamentos aliados. Sin duda, los profesionales encargados de ambos cargos son los mejores aliados de tu empresa puesto que permiten el correcto funcionamiento de la misma y planifican estrategias futuras para optimizar el trabajo, lo cual es una de las responsabilidades de un jefe de almacén a largo plazo, pues le permite mejorar ciertas estrategias que se escribieron en la MOF de la empresa.

Asimismo, estos profesionales deberían estar involucrados en la toma de decisiones de la compañía debido a que son quienes conocen cómo se elabora el producto, los que más se venden, los pasos para la distribución, entre otros aspectos. No hay otros puestos que sepan más de tu negocio que los jefes de almacén y de producción.

Campos laborales que contemplan las responsabilidades de un jefe de almacén

Por supuesto, el puesto principal de este profesional es el de jefe de almacén. Sin embargo, este tiene la posibilidad de aplicar a otros puestos de trabajo que definitivamente cumplen algunas de las responsabilidades de un jefe de almacén y otras más. En esta lista de mencionamos el campo laboral del jefe de almacén.

1. Dentro del departamento de producción

Al conocer todas las estrategias para el correcto almacenamiento y producción de un producto, este tiene la posibilidad de aplicar a un puesto en áreas de producción, siendo una de sus tareas, el control de inventarios.

2. Consultor de estrategias de producción y almacenamiento

No todas las empresas saben cómo trabajar con cantidades tan grandes de producción y almacenamiento. Por ello, se contratan estrategas que realicen planes o pasos a pasos, logrando el correcto funcionamiento de la empresa.

3. Coordinador de la recepción y despacho de mercancías

En vez de dedicarse a dirigir el departamento entero de almacenamiento, un jefe de almacén puede simplemente ser un recepcionista de despacho de mercancías grandes y pequeñas, pudiendo realizar al mismo tiempo las responsabilidades de un jefe de almacén.

4. Distribuidor de espacios de almacén

Si posees espacio de sobra, puedes abrir tu propio almacén y alquilarlo tanto a personas como empresas. Si conoces un local como este, puedes ser el encargado de coordinar las actividades de la empresa. De hecho, puedes ser contratado por negocios, campos de agricultura, viñedos u otros para ayudarlos a clasificar su inventario de forma eficiente en sus almacenes.

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Requisitos para ser jefe de almacén

En las descripciones de puestos de trabajo que publican las empresas para las vacantes existentes para determinados cargos se especifican los requisitos que debe cumplir el postulante al trabajo. Para el Jefe de Almacén rural o urbano, tienden a ser los siguientes:

  • Experiencia laboral cumpliendo las responsabilidades de un jefe de almacén.
  • Experiencia práctica con software de gestión de almacén y bases de datos.
  • Buen liderazgo y capacidad para gestionar personal.
  • Habilidad en la toma de decisiones y la resolución de problemas.
  • Habilidades comunicativas.
  • Estudios certificados en Logística, Gestión de stock e inventarios o Administración de Empresas.

Aprende sobre las responsabilidades de un jefe de almacén de la mano de Euroinnova

Ahora bien, ese último requisito es importante, ya que realizar estos estudios te aportará los conocimientos necesarios para gestionar un almacén de manera eficiente, y adquirir las diversas técnicas para desempeñarte de manera experta en el entorno de la logística y almacén. Entonces, si te interesa expandir tus conocimientos, puedes entrar en Euroinnova, la Escuela de negocios en formación online que ofrece maestrías, cursos, postgrados y demás para ampliar tu saber en múltiples áreas profesionales. 

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