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Manual para Excel de principiantes

Cuando se trata de programas enfocados en procesar hojas de cálculo, tenemos varias alternativas de este tipo en el mercado, incluida la que se integra con Office. Más precisamente, nos referimos a Microsoft Excel, el programa de este tipo por excelencia desde hace muchos años, de hecho, es una aplicación que sigue creciendo con el tiempo con nuevas versiones y actualizaciones. Por lo que, lo comienzan a manejar requieren de un Manual para Excel.

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Cabe mencionar que si bien a primera vista esto puede parecer una solución de software enfocada al mercado profesional, en realidad no lo es. Este es un programa válido para toda clase de usuarios y espacios de trabajo, desde los domésticos hasta los más expertos, y en la actualidad tenemos la posibilidad de hallar personas que utilizan el programa para labores primordiales de cálculo, para hacer plantillas, gráficas, fórmulas, etc.

Sin embargo, sus usos no tienen límites y una vez que entiendas un poco más podrás abordar un gran abanico de posibilidades, por ello un manual para Excel te instruirá en lo que debes saber de esta poderosa herramienta, sobre todo si eres un principiante

¿Qué contiene un Manual para Excel, dirigido a Principiantes?

La dificultad de la plataforma va a depender de cuánta experiencia tienes con el programa, si no la tienes puedes conseguir un manual para Excel, que te ayudarán a realizar las operaciones según tu necesidad. Además, influirá cuánto profundices en sus funcionalidades y métodos de trabajo internos la capacidad que tengas para desenvolverte con el programa.

En un Manual para Excel podemos encontrar

Fórmulas básicas a aprender en el manual para Excel

  • Sumar: esta se encuentra en cualquier manual para Excel, para esta fórmula es necesario identificar las celdas que se desean sumar y en el área de fórmulas escribir “=SUM(B3; B4; B5; B6)” sustituye los datos en el paréntesis por los que quieres sumar, para hacerlo de forma resumida puedes utilizar “:” para indicar desde dónde hasta dónde debe hacerse el cálculo.
  • Average o promedio: para esta función es necesario indicar “=AVERAGE(B3:B6)” lo cual sigue la misma norma que en el caso anterior, por lo que se obtendría un promedio de los datos introducidos desde B3 hasta B6.
  • Count: este comando sirve para contar la cantidad de un elemento, en determinado rango la fórmula sería “=COUNT(B3:B6)”. Con “COUNT” solo arrojará números, si se utiliza “COUNTA” indicará elementos de todo tipo en ese rango, con “COUNTUNIQUE” hará una cuenta de todos los números ignorando valores repetidos y con “COUNTBLANK” podrás contar las celdas en blanco.

Pegado especial

Excel le permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero puede usar una opción llamada "Pegado especial" para pegar la información de otra manera.

Se utiliza una pasta especial para que pueda elegir qué elementos copiar y cuáles no. De esta forma evita copiar formatos o fórmulas no deseados.

¿Cómo ejecutarlo? : cuando copie lo que hay en su celda (Ctr + C) presione Ctrl + Alt + V para hacer un pegado especial y seleccione lo que desea copiar. Alt + E + S + V es el comando para pegar estos elementos. También puede utilizar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

Insertar varias líneas

A veces es necesario agregar varias filas a una tabla a la vez, y hacerlo una por una no siempre es lo más conveniente. Esta característica simplifica la tarea.

Cómo ejecutarlo: usando un atajo de teclado (Ctrl, Shift, +) seleccione el número de filas que desea agregar y haga clic en el botón derecho para insertarlas. También puede utilizar el comando "Insertar filas de hoja", siempre que primero seleccione las filas para agregar.

Llenado rápido

Es un sistema que le permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que realiza e identificar patrones para completar ciertas celdas, llenándolas automáticamente.

Por ejemplo, sugiera un nombre completo si pone el nombre y apellido en dos columnas diferentes, o sepárelos si los pone juntos.

¿Cómo ejecutarlo? : debe presionar Ctrl + E, o ir a la pestaña "Datos" y activar "Relleno rápido". Si no ve esta opción, intente "Avanzado" y "Auto Fast Fill", dice Microsoft Office en su página de Ayuda.

Índice y coincidencia

"Índice" y "Coincidencia" se utilizan ampliamente en Excel para búsquedas complejas. Por separado, no son muy interesantes, pero cuando los combinas, puedes apreciar su poder, dicen los especialistas de Harvard.

Ambos te permiten extraer datos y valores específicos que necesitas de grandes hojas de cálculo, para que "una tarea tediosa y rutinaria sea rápida y fácil", explican desde la universidad.

Este método requiere un poco más de tiempo (y paciencia) para aprender, pero te permitirá ser mucho más rápido al buscar ciertos datos.

¿Cómo ejecutarlo? : "Índice" tiene dos sintaxis: matriz y referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) se utiliza para la búsqueda. "Coincidir" (lookup_value, lookup_array; [match_type]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

Adición rápida (2 minutos)
Según Harvard, esta es una de las primeras funciones que probablemente aprendió en Excel: cómo agregar una fila o una columna. Pero, ¿sabía que puede seleccionar la celda al final de una fila o columna en solo unos segundos?

Cómo ejecutarlo: seleccione la celda y haga clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivalente a "Autosuma".

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Trucos básicos de Excel para principiantes

A continuación se expondrán algunos de los atajos básicos que puedes encontrar en un manual para Excel y que pueden ayudarte a aumentar tu productividad con esta herramienta ofimática, a la vez que pareces un profesional en su uso en tu trabajo.

Repetir un escrito

Cuando debas repetir algo que has escrito en una celda y trasladarlo a otra, un truco en este manual práctico que puede serte de ayuda aprender es pararte en la celda de destino y presionar (Ctrl. + Apóstrofe).

Otro modo de realizarlo es elegir la celda donde está el escrito y con el ratón hacer clic en la esquina inferior derecha de la celda donde surge un punto y arrastrar hacia abajo hasta la celda donde desee que se repita la información.

Ubicar hora y día que se está trabajando en la hoja 

Si en alguna celda debería situar la hora del día que está haciendo un trabajo, lo que debería hacer es presionar (Ctrl. +: 2 puntos). En ese instante aparecerá la hora con la que tiene configurado su computador.

Cambiar la forma de escritura

Este truco es básico en cualquier manual para Excel o incluso para otros programas como Microsoft Office. Si requiere situar en cursiva o itálica la letra de la celda en la que está haciendo un trabajo, debería presionar (Ctrl. + K).

Resaltar la información

Para resaltar la información de la celda en la que está haciendo un trabajo debería presionar, a su vez este truco también es efectivo en Office (Ctrl. + S).

Colocar en negrita

Para colocar en Negrita el contenido de alguna celda, debería presionar (Ctrl. + N).

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Ampliar la celda a la derecha

Si usted tiene que redactar mucha información en una misma celda y no desea que esta se amplíe hacia la derecha, lo que debería hacer es oprimir (Atl. + Intro).

Autosumar

Si no halla el botón de ‘Autosuma’ o no sabe cómo hacer para que se sumen una proporción de datos que ya ha añadido, lo que debería presionar es (Mayús. + Atl. + =). Velozmente le aparecerá la elección de autosuma.

Beneficios de usar un manual para Excel

Al conocer Excel básico la variedad de funciones que puedes ejecutar en él se vuelve enorme, lo cual puede ser sumamente conveniente para ti en función del ámbito en el que te desenvuelvas, por ello a continuación te señalamos algunas de las ventajas de aprender a usar esta plataforma.

  • Productividad: el uso de los atajos que se mencionaron antes o el uso de todas las funciones que te ofrece el manual para Excel puede hacerte un trabajador mucho más productivo, ya que encontrarás los mecanismos apropiados para cada proceso rápidamente.
  • Comodidad: no se trata solo de ser más eficiente, al conocer un poco sobre el manual para Excel tu facilidad para desenvolverte en esta plataforma aumentará notoriamente, lo cual hará que te sea mucho más simple desempeñar tus labores en este programa.
  • Trabajar en equipo: gracias a Excel spreadsheet tienes la posibilidad de trabajar en simultáneo en una sola hoja donde pueden modificar la data varios editores.
  • Posibilidad de destacar: esta plataforma es clave en muchos empleos como ya se ha mencionado antes, por lo que saber cómo utilizarla puede ser tu oportunidad para resaltar en un nuevo puesto de trabajo.

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¿Dónde encontrar un manual de Excel para aprender más?

¿Quieres encontrar un manual para Excel avanzado con información confiable y actualizada?, en la Escuela de Negocios especializada en formación online, Euroinnova, encontrarás cursos de ofimática ideales para que puedas ampliar tu entendimiento en esta área, incluso si cuentas con conocimientos muy básicos sobre el tema podrás abordar opciones gratuitas que incluyen en su portal para usuarios primerizos de esta aplicación.

También encontrarás cursos, postgrados y maestrías en otras áreas que pudieran ser tu interés, ya que incluyen estudios de Ciencias, Artes, Filosofía, Psicología, Contaduría y muchas opciones más. Sea cual sea el área de tu interés encontrarás en su plataforma algún programa de estudio para ello, todo con certificación homologada y avalada por una gran variedad de universidades de Europa. 

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